お仕事、お疲れ様です。
あなたは今、こんな状態に陥っていませんか？
- 「やらなきゃいけないこと」が多すぎて、頭の中が常にパニック状態。
- メールの返信や急な依頼に追われ、本当に重要な仕事に手がつけられない。
- 毎日必死で頑張っているのに、なぜかいつも仕事に追いかけられているような漠然とした焦りを感じる。
まじめに仕事を進めているはずなのに、気づいたらタスクの山に埋もれてしまう感覚、すごくよく分かります。
僕自身も、かつては「真面目に進めていれば問題なく終わるはず」と信じて、与えられた側からひたすら目の前のタスクをこなす自転車操業をしていました。
しかし、そのせいで本当に重要な案件を放置してしまい、締切間際に地獄を見ることになった経験があります。
また、タスク管理が不十分だったことで、自分の抱えているタスクとその処理にかかる時間が把握しきれておらず、常に漠然とした焦りに襲われていました。
頭の中でタスクをぐるぐる考えているだけで、時間ばかりが過ぎていく…
でも、今回ご紹介するタスク管理を意識することで、タスクを「頭の中から目に見える場所」に移動させることができ、この状態は劇的に変わりました。
対応すべきことが明確になったことで頭の中がすっきりし、その結果ストレスも大幅に減ったのです。
この記事ではそんな僕自身の経験から見つけた、若手のための本当に使えるタスク管理のコツを紹介します。
仕事に追われる毎日を卒業して、ストレスなく、自分のペースで仕事を進める方法を一緒に見つけていきましょう！
ここからは、そんなタスク管理の具体的なコツをお伝えしていきます！
タスク管理のコツ1：タスクを重要度と緊急度で分別
まずは、今抱えているすべてのタスクを書き出し、以下の2つの軸で分類します。
このシンプルな分類が、あなたの仕事の優先度を決定する武器になります。
・重要度:その仕事は、目標達成や会社の信用に直結するか？
・緊急度:その仕事は、今すぐやらないとマズいか？
これを踏まえ、すべてのタスクを以下の4分類に分けます。
具体的なタスクの例と合わせ、図に落とし込んでみるとこんなイメージ！
処理はこの番号順がおすすめ！
- 【1】重要度も優先度も高い
- 【2】重要度は高いが優先度は低い
- 【3】重要度は低いが優先度は高い
- 【4】重要度も優先度も低い
【重要度のシンプルな判断基準】
タスクの「重要度」を見極めるためには以下のようなポイントで判断してみましょう。
- 会社の信用に関わるか？（例：自社製品のトラブル、顧客への影響）
- 人命に関わるか？（例：怪我の恐れがあるなど）
- 売上に直接影響が出るか？(例：製品の生産に影響が出るなど)
これらに該当するタスクは、すべて最優先の「重要」なタスクだと認識しましょう。
【若手が陥りがちな罠】
若手が陥りやすいのは、「優先度をつけずに、言われた順に手を付けること」です。
これをやってしまうと、重要度が高く、本来長い時間をかけて進める必要がある案件が放置され、締切が迫った後がない状態で作業することになります。
過去に自分も、重要度は低いが納期が短いという案件ばかりを優先して進めてしまい、重要度の高い案件を放置してしまったことがあります…
その結果、成果物の質が落ちるだけでなく、締切ぎりぎりでかなり追い込まれ、精神的にもかなりしんどい修羅場を経験しました…
【2】：重要だが緊急ではない、の案件はつい後回しにしがちですが、このような案件を洗い出し、優先的に時間を確保するためにもこのマトリクスを使っていきましょう！
タスク管理のコツ２：各タスクの処理時間を把握する
「所要時間」を把握するタスクを分類したら、次にそれぞれのタスクを完了させるのにどの程度の時間がかかるかを把握するクセをつけましょう。
ただし、細分化のし過ぎはタスク管理に時間をかけすぎてしまう原因になります。
タスクリスト自体を完璧にする必要はありません。
ざっくりと「資料作成：1時間」「〇〇さんへの相談：30分」のように、おおよその時間で十分です。
自分自身、繰り返し発生する業務はすべて開始と終了時間を確認し、作業時間を把握することから始めました。
これにより、自分の能力からして適切な量のタスクがわかり、無茶なスケジュールとなることを避けることができます。
タスク管理のコツ３：焦らないための「バッファ」戦略
なんのトラブルもなく平和に作業が進めば「タスク管理のコツ2」で立てた計画通りに進むかもしれませんが、仕事にはトラブルや緊急の案件が割り込むことが多々あります。
特に若手にはそういう仕事が降ってきやすい…
常になんとなく仕事に追われている…という不安感、焦りをなくすために、スケジュールに余裕を持たせましょう。
【実践的な「バッファ」確保術】
日毎のスケジュールに空き時間を設ける
始業から終業までの間に、一定の空き時間（バッファ）を設けるようにします。
スケジュールツールを活用する
社内で共有しているスケジュール（Outlookなど）で空いていると勝手に予定を入れられてしまう場合は、それぞれの案件をさらに余裕をみた時間にして予定を入れておきましょう。
許されるかは社風や上司によりますが、ダミーの予定（例：集中作業時間、〇〇資料検討）を入れて急なトラブルに対応できるようにしている先輩もいました。
限界ギリギリまで詰めるのは避け、常に余裕を持つことがストレス軽減の鍵です。
まとめ：タスク管理は「不安感」をなくす最強の武器
タスク管理が習慣化したことで、やるべきことが明確になり、なんとなく仕事に追われているという不安感、焦りがなくなったことが、生産性以外で得られた最も大きなメリットでした。
この流れを踏まえ、僕にとってタスク管理は単なるツールではありません。
それは、タスク管理は「漠然とした不安感を解消し、仕事に追われない自信を手に入れるための最強の武器」である。
この武器を手に、終わらないタスクの山から脱出し、あなたの時間と精神的な余裕を取り戻しましょう！
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