はじめに：あなたの報告が「結局何が言いたいの？」で終わる理由
若手社会人にとって上司、先輩への報告・相談は日常です。
しかし、そこでついつい「経緯から順を追って」話してしまい、結果として「で、結局何が言いたいの？」と聞かれてしまったり、「話が長い」と指摘されてしまったことはありませんか？
かつて僕も、込み入った報告をした際に、上手く話がまとめられず、
結論どうなったのかわからない。
ちゃんと要点をまとめてから報告するように
との厳しい指摘を受けた経験があります。
話をまとめる力がつかない原因は、単に話す能力の問題ではなく、自分の好きなように話すのを辞められていないことにあります。
つまり、厳しい言い方をすれば相手の時間への配慮が欠けているのです。
話を上手くまとめるには、意識改革と具体的な「情報整理の戦略」が必要です。
ここからは上手な報告が出来るようにするために、具体的にどのようなことを意識すれば良いかについてお伝えしていきます！
ステップ１：相手の時間を奪わない「量と時間のコントロール」
まず、時間の制約を設けて話す練習を繰り返すことで、自然と無駄な情報を削ぎ落とせるようになります。
１．「自分の好きな順番」を捨て、「結論ファースト」を徹底する
「込み入った報告をした際に、上手く話がまとめられなかった」という経験から、僕はまず結論から報告し、その後、考えや理由を述べるように徹底しました。
報告相手は基本的に忙しいので、簡単にまとめて手短に報告しましょう！
先に結論を伝えておくことで話が行ったり来たりしている印象にならず、わかりやすい話にすることが出来ます。
また、先に結論を伝えているのでその後どこまで補足を追加するかといった調整がしやすく、報告時間をコントロールしやすいです。
2．「何分で話すか」を相手の状況から逆算する
時間設定の習慣化： 「どのくらいの時間で説明するかを決めてから話す」ことを習慣化します。どのくらいの時間で報告すべきかは、以下のようなポイントで判断しましょう。
内容で判断： おそらく問題ないものの確認をとるだけなら1分以内、重要な報告資料のすり合わせをするなら30分など案件により適切な時間を決めましょう。
相手の状況で判断： 相手の予定表などを見て、どの程度の時間であれば相手の負担にならないかを考えましょう。
最初は上手く行かなくても良いので自分なりに決めてみて、相手の反応次第で長さを調節していきましょう！
この「時間意識」を持つ練習をくりかえすことで、無駄な部分を削ぎ落として適切な時間で要点を伝えられるようになります。
ステップ２：相手が求める「情報」を過不足なく届ける戦略
話をまとめる上で最も難しいのが、「どの情報が必要で、どの情報がいらないのか」を見極めることです。
この判断力を高めるには、「削る勇気」と「相手へのアンテナ」が必要です。
３．削るべきは「自分の思考や感情」
報告から削っていくべき情報はさまざまなものがありますが、まず徹底的に削るべきはあなたの思考や感情、そして細かい経緯です。
報告に至るまで色々なことを考えたり、色々な経緯を踏まえてその考えに至っているかと思うので、それを含めて報告することで伝わりやすくなるのでは？と考えがちですが実際は間違いです。
具体的には以下のような内容は報告には不要です。
【削るべき情報の具体例】
「正直、最初は迷ったのですが…」「個人的にはこれもありかと思うのですが…」など
こういった話し方をすると、話が長くなる上に最終的な結論がブレやすくなってしまいます！
こういった内容は徹底的に削り、わかりやすく短い報告にしていきましょう！
４．過不足があった場合は後から補足する
ここで以下のような疑問が出てくるかもしれません。
無駄を削ぎ落としすぎた結果、情報不足で指摘されるのでは？
それでも本当に情報量を削ったシンプルな報告をして良いの？
結論としては、それでもシンプルな報告で問題ありません。
なぜなら無駄を削ぎ落としても報告の要旨は伝わり、またそこから補足が必要であれば、必要な点を付け足すのは簡単だからです。
上司への個別報告の場合ある程度シンプルに報告しておけば、上司は全体像を理解した上で、足りない部分は向こうから「何を見てそう判断したのか？」など気になった点を聞いてきます。
話が長い、わかりにくいと注意されることはあっても、シンプルに報告したからと言って注意されることはまずありません！
そのような質問があった相手には、次回はやや詳細に報告するようにするなど、相手や案件によって説明の細かさを変えれば、次回の報告ではより良い報告にすることができます。
また、上司への報告ではなく報告会などの場合であれば、一般的には報告時間が決まっています。その場合、まずは要点をまとめた原稿を用意し、そこから重要度の高い情報順に肉付けし、ちょうど良い時間に調整しましょう。
ステップ３：デキる先輩の「話し方」を盗む
効率的な情報の取捨選択を学ぶには、「どの情報までが求められているか」を把握することが最重要です。
仕事の内容や社風などによって正解となる報告は一つではありません。
そんな中で参考になるのはデキる先輩方の報告です。
先輩の報告に同席したり、報告会の発表を聞くなどし、どこまでの情報が、どのような順番で、どれくらいの長さで求められているかを把握します。
デキる先輩はどんな話のまとめ方をしているのか、どこまでの情報を盛り込んでいるのかチェックしてみましょう！
参考までに自分が先輩から学んだのは、以下の二点です。
結論から先に報告する重要性： 先に結論がわかっているため、話が行ったり来たりしている印象になりません。
また、先に結論が伝えられているので、必要な所で話のまとめに入りやすく、話が無駄に長いという印象になりにくい。つまり、話の長さを自分でコントロールしやすいというメリットがありました。
事実と推測、希望的観測は明確に分けて報告する
「事実」と「自分の推測や希望的観測」を混ぜて報告することは避けましょう。どこまでが事実でどこからが推測なのかわからず、報告自体の信頼性が失われ、最悪の場合、大きな判断ミスにつながります。
また話が事実と推測を行ったり来たりしていると、話がまとまっていない印象を与えてしまいます。
できる先輩の報告の仕方を聞いてみて、上記の例のようにこうするとわかりやすいんだな。というポイントを探し、真似してみてください！
まとめ：話をまとめる力は「相手の時間を奪わない配慮」である
若手社員が話をまとめる力を身につけることは、単なるスキルアップではなく、相手（上司や先輩）の貴重な時間を奪わない配慮でもあります。
また自分の場合、この点を意識することで上司の負荷も減り、ちょっとした隙間時間でも報告を聞いてもらえるようになりました。
そしてその結果、適切なタイミングで必要な報告が出来るようになり、仕事が無駄に止まったり勝手な判断で進めるといったことが無くなりました。
今回ご紹介してきた通り、話を短くまとめることができるようになれば、様々なメリットを得ることができます。
ぜひ「結論ファースト」と「時間意識」を徹底し、先輩の報告から「必要な情報」を見極める目を養いスムーズな報告ができるようになっていきましょう！
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